SOP GHI ÂM VÀ GHI NHẬN CÂU TRẢ LỜI¶

Team Snapshot 30' chỉ đáng tin khi câu trả lời được lưu đủ sạch để quay lại viết report. Ghi âm là công cụ phụ trợ. Meeting Questions Panel mới là nguồn chuẩn của buổi.

1) Nguyên tắc¶

Chỉ ghi âm khi có đồng ý rõ.
Nếu không được ghi âm, vẫn phải chạy đầy đủ bằng notes có cấu trúc.
Không lưu hay trích ra nội dung mang tính truy người.
Chỉ trích nội dung phục vụ Evidence -> Interpretation -> Action.

2) Script xin phép ghi âm¶

"Để không bỏ sót ý và viết snapshot cho chính xác, bên em xin phép ghi âm nội bộ buổi này. File chỉ dùng để tổng hợp insight cho report và không chia sẻ ra ngoài. Nếu anh/chị không tiện, em sẽ chỉ dùng notes."

3) App workflow¶

Trước buổi¶

Vào Meetings/Sessions.
Chọn meeting Team Snapshot.
Mở Meeting Questions Panel.
Áp template Team Snapshot 30' · CEO/HR Survey.
Kiểm tra đủ node TSQ01..TSQ08.

Trong buổi¶

Facilitator hỏi theo slide.
Operator nhập câu trả lời vào từng node.
Nếu có ghi âm:
note recording_status = consented
note recording_owner = facilitator
Nếu có câu rất đắt:
không paste nguyên văn dài dòng
chỉ lưu excerpt ngắn, sạch, không định danh

Sau buổi¶

Lưu answers.
Lưu pulse 5Q.
Tạo snapshot draft.
Nếu có transcript:
rút 2-3 excerpt tối đa
bỏ tên người, chức danh nhạy cảm, và chi tiết nhận diện

4) Tối thiểu phải lưu gì¶

TSQ01..TSQ08
Pulse 5Q
recording_status
decision_owner
next_action

Nếu thiếu 1 trong 5 lớp này, buổi chưa đủ dữ liệu để viết snapshot chắc tay.

5) Không được lưu gì¶

Nhận định kiểu "ai là vấn đề".
Bằng chứng định danh cá nhân.
Đoạn ghi âm lan man không phục vụ report.
Các chi tiết riêng tư ngoài scope chẩn đoán vận hành.

6) Cách chuyển từ raw answer sang report line¶

Dữ liệu gốc	Chuyển thành gì trong snapshot
Câu trả lời `TSQ02`	`Evidence 1`
Câu trả lời `TSQ03`	`Risk 14 ngày`
Câu trả lời `TSQ05`	`Hypothesis`
Câu trả lời `TSQ07`	`Signal đo lại`
Câu trả lời `TSQ08`	`Decision ask / owner`

7) Khi nào phải dừng dùng recording¶

Khách rút lại đồng ý.
Xuất hiện nội dung nhạy cảm ngoài scope.
Operator không thể bảo đảm file ghi âm chỉ dùng nội bộ.

Khi đó chuyển ngay sang notes thủ công và tiếp tục buổi theo flow.